Les chapiteaux offrent de nombreux avantages aux organisateurs d'évènements. La location coûte moins cher qu'une salle. Les marques proposent des produits de qualité. Des modèles variés existent sur le marché. La diversité des formes et des dimensions multiplie les options. Le matériel disponible assure un bon confort. L'installation d'un chapiteau nécessite le respect de quelques règles destinées à protéger les utilisateurs. Se poser les bonnes questions est alors essentiel. Faisons le point.
Le respect des normes
Les chapiteaux appartiennent à la catégorie spéciale des établissements destinés à recevoir du public (ERP spéciaux). Un évènement en extérieur ravit les participants, mais comporte aussi des risques. Pour les minimiser, la réglementation oblige les propriétaires à faire contrôler les chapiteaux pouvant accueillir plus de 50 personnes par un bureau de vérification homologué une fois tous les deux ans. Les équipes de Bureau Alliance Controle vérifient les éléments, notamment la stabilité de l'ossature, la réaction au feu, la solidité des bâches, la qualité des toiles et la praticité des ouvertures. Elles établissent un registre de sécurité lorsque tous les points correspondent aux normes. Le propriétaire intègre ce document dans les demandes d'autorisation.
Les autorisations administratives
Un extrait du registre de sécurité doit être remis au maire de la commune 8 jours avant l'ouverture au public.
Aucune demande d'installation n'est requise pour une superficie inférieure à 100 m2. Au-delà, même si l'évènement se déroule dans un cadre privé, il faut rédiger un dossier de sécurité et le déposer un mois avant à la mairie (surface <1000m2) ou deux mois avant à la préfecture (superficie > 1000 m2). Une commission étudie le dossier et notifie sa décision au demandeur. Parfois, des recommandations et des réserves accompagnent l'acceptation. Les autorités peuvent constater si les normes ont été respectées ou non après l'installation.
Il faut également déposer une demande auprès de la mairie ou de la préfecture (la police nationale est compétente sur la zone concernée) si l'évènement se déroule sur la voie publique. Le document comporte les informations relatives à l'organisateur, la date et l'heure, le nombre de participants et les activités.
Les caractéristiques du chapiteau
Les dimensions du chapiteau déterminent sa capacité d'accueil. À titre d'information, une version de 4 mètres peut accueillir entre 20 et 70 personnes ; un modèle de 6 mètres convient à 50 - 100 individus et une gamme de 8 mètres est adaptée pour une réception de 100 à 400 convives.
L'aménagement dépend de la nature des activités. Placer des chaises ou des tables nécessite un espace suffisant. Par exemple, il faut 50 cm2 par personne pour la piste de danse. Dans tous les cas, il est essentiel que la circulation soit fluide et les ouvertures facilement accessibles, surtout pour les personnes à mobilité réduite.
Des équipements spécifiques contribuent au bon déroulement de l'évènement. Entre autres le matériel électrique, l'éclairage, la sonorisation, le chauffage, la climatisation et le réfrigérateur.
Les conditions de sécurité
Les spécificités de la zone d'installation déterminent les techniques d'installation. Les fabricants précisent comment procéder et il suffit de respecter la méthode prévue. Quelle que soit la configuration, les véhicules ne doivent pas servir de point d'ancrage. Une étude correcte renforce la sécurité et évite les mauvaises surprises.
Le transport des matériels destinés à un évènement mobilise des professionnels. L'accès des voitures et le parking constituent ainsi un volet important, surtout lorsqu'il y a beaucoup de participants. Une voie dégagée facilite une intervention rapide des véhicules d'incendie si nécessaire. En plus des extincteurs présents sur les lieux, une collaboration étroite avec les pompiers est recommandée.
Les chapiteaux doivent se trouver à plus de 4 mètres d'un bâtiment. Les informations relatives aux conditions météorologiques favorisent la pertinence des décisions.
Au cas où les assurances ne seraient pas comprises dans le prix, il appartient au locataire de souscrire une assurance appropriée (responsabilité civile, vandalisme, dégradation et vol du matériel).
Solliciter une équipe de professionnels
Le thème de l'évènement requiert un modèle spécifique, les professionnels connaissent quelles sont les versions adéquates. Les chapiteaux comportent plusieurs éléments. Les habitués maîtrisent l'assemblage des pièces et les techniques de fixation. Cette expertise accélère les travaux, les chapiteaux sont prêts à temps et la mise en place respecte les conditions de sécurité. Le terrain influence l'approche. Une installation en pente requiert ainsi un savoir-faire particulier.
Plusieurs entreprises louent des chapiteaux. Prendre le temps de lister les activités facilite l'établissement des besoins. Cette liste permet une comparaison rapide des offres. Ensuite, une descente sur terrain montre les points forts du matériel.
Quand évacuer les chapiteaux ?
Les fabricants précisent les cas critiques. En plus des incendies et des inondations, ordonner une évacuation devient nécessaire si des rafales de vent supérieures à 100 km/h surviennent. Elles menacent les structures qui auraient du mal à supporter une telle force. Par ailleurs, une forte chute de neige supérieure à 5 cm briserait le toit.